所谓归档文件排列，即指在分类方案的最低一级类目内，按照一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

　　《归档文件整理规则》中规定：“在分类方案最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。”这里的“最低一级类目”，指的是分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目。例如，在“保管期限—年度—机构"分类方案中，“机构”是最低的一级类目;而在“保管期限—年度—问题”分类方案中，“问题”则是最低一级类目。

　　《归档文件整理规则》对排列方法的规定，既体现了档案文件实体排列中的事由原则，也体现了“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”的整理原则。将同一事由形成的文件排在一起，可以客观地反映某一事由的发生、发展、结束的全过程，反映出它们之间的客观联系，方便对档案文件的专题检索与利用。

　　这里的事由可以是指一件具体的事，如一次活动、一次会议;也可以是一个具体的问题，如关于某个问题的请示与批复;还可以是一项工作活动，如党的群众路线教育实践活动等。在文件排列时突出事由原则，既是归档文件整理原则的体现，也是方便保管与利用的客观要求。

　　在归档文件排列的实际操作中，按照事由结合时间、重要程度排列有以下具体的排列方法：

　　1、同一事由的归档文件排列

　　即一个作者、一个问题(即同一事由)的文件，按归档文件形成时间的先后顺序排列，如财务管理工作文件、工会工作文件等。

　　2、不同事由的归档文件排列

　　(1)按不同事由形成时间的先后顺序排列

　　事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的归档文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素。这种方法比较简单，更适用于实行“随办随归”的机关。

　　如一个作者、几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。

　　(2)按事由的重要程度排列

　　即将主要职能或重要活动形成的归档文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面;或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。

　　如综合性文件可将计划、总结等排在前面，其他材料排在后面。

　　(3)按事由具有的共同属性分别集中排列

　　①一个事由、几个作者的文件，先按作者再按时间排列。

　　例如，人事工作文件，可以将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。

　　②一个事由、几个地区的文件，可先按地区再按时间排列，如基层上报的工作总结、统计、年报和名册等。

　　③非诉讼案件材料，按决定(或批复)—报告—调查旁证—个人交代材料等顺序排列。

　　④同一事由、几个责任者的文件，按责任者的重要程度，先把不同责任者的文件分开，再按文件形成时间的先后顺序排列。

　　⑤几个事由、单一责任者的文件，按事由的重要程度把不同事由的文件分开，再按文件形成时间的先后顺序排列。

　　⑥几个事由、多个责任者的文件，首先按事由形成的时间或事由的重要程度将不同事由的文件分开;在每个事由里，按作者的重要程度再把不同责任者分开;在每个责任者中，按照文件形成的时间的先后顺序排列。

　　3、按发文字号排列

　　按照《省档案局<归档文件整理规则>实施细则》的规定，归档文件实行两套制：

　　一套按照上述归档文件整理所规定的排列方法排列，而另一套则按不同发文字号进行整理排列。按照发文字号排列，就是将同一个机关、同一年度形成的文件按照发文字号顺序排列，不分保管期限，将同一发文字号的文件排列在一起，组成发文汇集。一个机关一般有多个发文字号，要先把不同的发文字号分开，然后在每个发文字号下面按发文顺序号排列。

　　另外，机关单位除了正式发文外，还有一些没有编发文字号的“白头文件"(也有称“黑头文件”)，在按照上述顺序排列完带发文字号的文件后，将“白头文件"按照形成时间的先后顺序排列其后，以保证机关单位发文的完整齐全。

　　4、插入排放

　　对于当年归档文件已整理完结，又收集到的有保存价值的零散文件，应进行相应的插入排放。

　　其一，将需要插入的归档文件排列在同一保管期限的最后，并且在备考表中注明;

　　其二，将需要插入的归档文件排列在相关归档文件的后面，与相关归档文件订在一起，并在目录备注栏中注明“此件为两件”，而且要在插入文件的右上角加盖"插入件”章;

　　其三，将需要插入的归档文件排列在相应类别的最后，并在备考表中注明;

　　其四，按照文号排列的，可按需要插入的归档文件发文字号插入相应的位置,并在备考表中注明。

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